2025.09.08
前回に引続き、各部門の広報委員よる『発表内容解説編』をお送りします。
それでは、発表 Ｎｏ.２ 花畑部門です。
どうぞご覧ください！！
聖風会の総務課はどの施設も常勤職員が２～４名の少人数であり、欠員がでた際は早急に即戦力が必要となります。そのため、先を見通した採用ができず中途採用に頼っている状況でした。結果、職員の年齢層が高めになり、法人の将来を担う「若い力」の不足が課題でした。
【参考】
聖風会の常勤職員平均年齢 （令和４年３月時点）：介護職員：３７．０歳 総務職員：４９．２歳
そんな中、新卒の総務職員を採用することとなりましたが、聖風会では30年以上にわたり総務課での新卒者採用がなく、受け入れる側も不安な状況でした。
実践をする上で、新入職員を聖風会の総務職員としてしっかり育てることに加え、今後聖風会が総務職員を採用する際に参考となるプロセスを提案できるようにすることを目的としました。
・総務課内での意識共有
→新入職員を迎え入れ、指導していく方針として総務課全体で次の3点を共有しました。
①新卒採用で入職した職員と、中途採用で入職した職員とでは、社会人としての考え方や ビジネススキルに大きな差があること。
②お互いに働きやすい職場を目指して、積極的な声掛けや、困っている様子がないかの観察をしっかり行っていくこと。
③指導した内容の理解度を日々確認しながら指導を進めていくこと。
・トレーナー研修への参加
→指導する総務課職員が介護職のトレーナー研修に参加し指導のポイントや心構えを学びました。
・「総務版DO簿！」の作成
→介護職が使用しているDO簿を参考に総務版を作成しました。電話対応や予算書作成等に細かくチェック項目を作成し振り返ることができるようにしました。
※以下、試作版「総務版DO簿！」の一部です。
・事務所の模様替え（席を窓口近くかつトレーナー職員の隣席に配置）
→来客が来たときに対応でき、分からないことをすぐに聞ける環境に作成をしました。
・勤務シフトの工夫
→業務を教える職員が日替わりにならないように出勤日をトレーナー職員に合わせました。
・「新人指導マニュアル」の下地作成
→総務課には法人統一の指導マニュアルがないためため、指導を平行して下地を作成しました。
・電話対応の指導
→まずは法人内の電話を取る事から始め、少しずつ電話対応に慣れていくようにしました。
・窓口対応の指導
→トレーナー職員の傍で見学した後、実践してもらい、修正点はその場で指導しました。
・会計業務の指導
→用語の意味や伝票作成のポイント等をマンツーマンで指導しました。
入職後約3年が経過した現在では、新入職員から「手伝います」「私がやります」「何かできることはありますか」などの積極的な声が日々聞かれるようになっており、あすか苑の総務課に欠かせない職員に成長してくれました。
今後は指導する側の職員として活躍できるよう、引き続き指導を続けていきたいと思います。
今後の総務職員採用活動について、法人主導のもと中途・新卒に関わらず入職した職員が成長し活躍できる枠組みとして、計画的な総務課職員の採用活動や法人で統一された業務マニュアルや、総務課職員へのトレーナー研修等を確立していくことが重要だと感じました。今回の取り組みで得た経験が、その一助となればうれしく思います。
研究発表を見て、総務課では新卒採用が30年以上なかったことに驚きました。その流れもあり多くの準備や工夫をされたことで、良い状態で新入職員さんを迎える事ができたのだと感じました。私も事務所で今では立派に成長された新入職員さんを見かけますが、明るく来客や電話の応対をされていて、総務課職員さんと新入職員さんの努力の成果なのだとしみじみ思いました。
